ВИКОРИСТАННЯ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ЗАСОБІВ У ФОРМУВАННІ СУЧАСНОЇ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ

Анотація

Стаття присвячена дослідженню основних аспектів становлення, розвитку та впровадження в управління організацією документно-інформаійних засобів, формування за їх допомогою цілісної системи документного забезпечення діяльності підприємств та організацій. Реалізація функцій управління безпосередньо пов’язана з інформаційними процесами. Однією з форм участі інформації у комунікативному процесі виступає документ. У документованому вигляді інформація набуває необхідних якостей та властивостей: достовірності, доказовості, дієвості і може бути збереженою та переданою у просторі й часі.

Дослідження у сфері документознавства дозволяють розглядати документ як складну інформаційну систему, яка характеризується багатьма параметрами і знаходиться у постійному розвитку. Одним з найбільш вивчених методів уніфікації змістовної частини документів є метод типізації (або трафаретизації) текстів. Він отримав найбільше розповсюдження при уніфікації організаційно-розпорядчої документації, у якій змістовна частина документів викладена у текстовій формі. Історичний розвиток існуючої в Україні системи документування управлінської інформації та документування діяльності організацій, установ і підприємств призвів до створення цілої системи документування та управління документами, яка сформувалась у окремий вид діяльності. Значення дотримання певних правил у документуванні діяльності підприємств та організацій посилюється у сучасному світі і обумовлюється зростанням уваги до побудови ефективної системи управління підприємствами, організаціями, процесами та видами діяльності. Виходячи з цього «управління документами» включає наступні функції та задачі: прийняття політики і стандартів у сфері управління документами; розподіл відповідальності та повноважень з управління документами; встановлення і розповсюдження процедур та керівних вказівок щодо управління документами в організації; надання низки послуг, які відносяться до управління документами та використання документів; проектування, впровадження та адміністрування спеціалізованими системами управління документами; інтегрування управління документами в системи і процеси ділової діяльності.